9 Schritte zum Aufbau eines effektiven Vertriebsteams

3 Oktober 2022

Jeder, auch eine Person weit weg von der Geschäftswelt, versteht, dass der Gewinn des Unternehmens direkt von der Qualität der Arbeit der Verkaufsabteilung abhängt. Auf den ersten Blick ist alles einfach: Es reicht aus, Mitarbeiter einzustellen, ihre Verantwortlichkeiten zu erklären, Gehälter pünktlich zu zahlen und die Entwicklung des Unternehmens zu genießen.

Der Unterschied zwischen einer normalen Verkaufsabteilung und einem effizienten System ist jedoch derselbe wie zwischen Muskete und Maschinengewehr: das Funktionsprinzip ist das gleiche, aber die Feuerkraft ist völlig anders. Der Aufbau einer effektiven Vertriebsabteilung ist mühsam und manchmal harte Arbeit, die eine große Menge spezifischer Kenntnisse und Fähigkeiten vom Management erfordert.

Laut Statistik, glauben 71 % der Manager, dass die Steigerung der Produktivität der Verkaufsabteilungen der Schlüssel zur Geschäftsentwicklung ist.

Die Effektivität der Verkaufsabteilung wird durch ihre Rentabilität und die Effizienz der Mitarbeiter bestimmt, d. h. wie viel Aufwand und Zeit Manager für die Organisation eines Geschäfts aufwenden.

Um ein Vertriebssystem in einem Unternehmen zu erstellen, müssen Sie mehrere Prinzipien gleichzeitig einhalten: Analysieren Sie Ausgaben und Einnahmen in jeder Phase der Transaktion, stellen Sie sicher, dass das System skaliert und Gewinne erzielt.

Selbst wenn Sie eine ideale Marketingabteilung haben, die alle Nuancen und Feinheiten der digitalen Werbung kennt, werden Sie die Konkurrenz nicht überholen, wenn Ihre Verkaufsabteilung weit von digitalen Technologien entfernt ist.

Wie baut man von Grund auf eine effektive Vertriebsabteilung auf – vom ersten Mitarbeiter bis zum vorgefertigten Mechanismus, der reibungslos funktioniert? Wir teilen mit Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen:

Schritt 1. Erstellen Sie einen Verkaufsplan

In der Geschäftswelt gibt es mehrere Meinungen über den Plan für den Außendienst. Jemand nutzt die Planung überhaupt nicht und beschränkt sich darauf, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die Anzahl ihrer Anrufe zu kontrollieren. Andere setzen Ziele basierend auf subjektiven Gefühlen über die Fähigkeiten von Managern. Versuchen Sie, auf der Grundlage reeller Zahlen zu planen.

Wie man Verkäufe vorhersagt

Es ist unmöglich, Verkäufe genau vorherzusagen – es müssen zu viele Faktoren berücksichtigt werden. Daher ist jede Planung in diesem Bereich nur auf der Ebene von Hypothesen möglich – passen Sie den Plan an, nachdem Sie neue Daten und Leistungsschätzungen erhalten haben.

Eine der anfänglichen Metriken für die Verkaufsprognose ist die Anzahl der Leads, die das Verkaufsteam generieren und verarbeiten kann. Mit modernen digitalen und SAAS-Lösungen für die Online- Kundengewinnung und die Erstellung von Listen qualifizierter Leads können Sie die Tätigkeit von Vertriebsleitern in der Anfangsphase planen.

Schritt 2: Denken Sie über die Organisationsstruktur nach

Durch die Erstellung eines Plans können Sie bestimmen, wie viele Vertriebsleiter Sie benötigen, um die Norm zu erreichen. Wenn Sie kein Mikromanagement planen, sollten Sie auch Führungskräfte einstellen. Im Durchschnitt wird für jeweils 5-10 Verkäufer ein Leiter benötigt – ein Manager oder ein leitender Verkäufer.

Die Organisationsstruktur kann abgestuft werden, wenn es einen Leiter und Untergebene gibt. Oder Sie bilden im Vertrieb mehrere Teams, die miteinander konkurrieren – vielleicht ist diese Vorgehensweise in Ihrem Fall effektiver.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Sales Funnel für Mitarbeiter

Formalisieren Sie Prozesse in Ihre Verkaufsabteilung. Strukturieren Sie die Aktionen des Managers – von den Phasen « Lead-Generierung» und « Erstkontakt» bis zur Phase « Geschäftsabschluss». Je nach Tätigkeitsbereich kann der Funnel unterschiedlich lang sein.

Eine solche Strukturierung hilft Ihnen zu verstehen, wie die Arbeit der Mitarbeiter zu analysieren ist, und ermöglicht es Ihnen, die Problemphasen zu erkennen, in denen sich die meisten potenziellen Kunden befinden.

Schritt 4. Schreiben Sie die Motivation auf. Belohnung und Bestrafung

KPIs müssen implementiert werden, nachdem die Verkaufsprozesse explizit formalisiert wurden. Andernfalls werden die Mitarbeiter nicht verstehen, wie sie den Plan erfüllen und das gewünschte Einkommensniveau erreichen können.

Bei der Erstellung von KPIs für die Vertriebsabteilung sollten Sie sich nicht auf Mikroaktivitäten wie die Kontrolle „wie viele Minuten Verspätung“ konzentrieren. Effektiver wird es sein, ein System aus mehreren Indikatoren vorzuschreiben. Wählen Sie für Mitarbeiter Indikatoren aus dem Sales Funnel aus, die sie direkt beeinflussen können. Für das Team als Ganzes – diejenigen, die von der Arbeit des Teams abhängen, zum Beispiel die Höhe der Einnahmen.

Schritt 5. Stellen Sie eine Verbindung zu B2B-Prospecting-Tools her

Ein B2B-Kundengewinnung-Tool kann ein Schlüsselinstrument für Ihr Unternehmen sein und die Fähigkeiten und Produktivität Ihrer Vertriebsmitarbeiter steigern. Der Manager beginnt mit der Arbeit an einem Kunden und markiert, in welcher Phase des Verkaufs er sich befindet.

Alle Daten werden gesammelt, der Manager kann zum richtigen Zeitpunkt die Situation im Unternehmen einschätzen.

Es gibt professionelle B2B-Plattformen, die Tools für Online-Kundengewinnung, Lead-Generierung und Sales-Pipeline-Management anbieten, eine All-in-One-Lösung. Um also alle Phasen abzudecken und Vertriebsleitern die Anpassung zu erleichtern, verwenden Sie ein Tool wie EasyBusiness Sales Accelerator.

Ein modernes Sales-Funnel-Managementsystem bietet Hunderte von Arten von Berichten. Es gibt drei wichtige Berichte, die Ihnen helfen kann, ein effektives Verkaufsteam aufzubauen und die Situation unter Kontrolle zu halten:

• Analysieren Sie einmal täglich die Anzahl der Mitarbeiteraktionen im Verkaufstrichter. Dies hilft zu verfolgen, welcher der Manager hart arbeitet und wer nur die etablierte Norm ausarbeitet. Wenn Sie über eine bestimmte Datenmenge verfügen, können Sie KPI anpassen – wenn Sie verstehen, dass ein Manager im Durchschnitt 10 Anrufe pro Tag tätigen kann, nicht 5.
• Bewerten Sie einmal pro Woche, wie Manager Kunden durch den Sales Funnel näher an das Geschäft heranführen konnten. Untersuchen Sie die Umwandlung von Anrufen in Besprechungen, Besprechungen in Präsentationen und Verträge. Ihre Aufgabe ist es, Engpässe in diesem Trichter zu finden und das Problem zu lösen.
• Ein monatlicher Bericht hilft bei der Auswertung der Verkäufe – dies ist ein ausreichend langer Zeitraum, um Daten über die Anzahl der Neukunden, die durchschnittliche Rechnung und den Umsatz zu sammeln.

Die Einführung eines Vertriebspipeline-Management-Tools und das Studium von Berichten werden dazu beitragen, die Vertriebsabteilung zu entwickeln und die Mitarbeiter in guter Form zu halten.

Schritt 6. Finden Sie heraus, was Sie vom Verkaufen abhält

Wenn das von Ihnen aufgebaute Vertriebsteam nicht gut funktioniert, überprüfen Sie, ob es eines der Probleme auf dieser Liste hat:

• Der Plan entspricht nicht der Realität – das passiert bei der subjektiven Planungsmethode. In diesem Fall lohnt es sich, den Plan ausgehend von den durchschnittlichen Indikatoren der Spezialisten anzupassen.
• Schwierigkeiten mit der Führung – prüfen Sie, ob Manager mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet sind, ob ihre Chefs ihnen zusätzliche Verantwortung aufbürden, damit sie keine Zeit zum Verkaufen haben.
• Fehlende Motivation und Kompetenzen – vielleicht liegt ein Problem bei der Personalauswahl oder dem Klima in der Organisation selbst vor. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, prüfen Sie, ob sie arbeiten wollen, ob sie mit den Bedingungen zufrieden sind.

Schritt 7: Richten Sie einen Einstellungsprozess ein

Beim Aufbau eines Vertriebsteams ist es wichtig, gleichzeitig einen kontinuierlichen Rekrutierungsprozess zu haben. Der Zustrom neuer Mitarbeiter in die Organisation ist nicht nur im Hinblick auf die Unternehmensskalierung nützlich:

• Das ist gesunder Wettbewerb. Die „Alten“ verlieren nicht die Motivation und entspannen sich nicht, wenn sie Neuankömmlinge sehen, die in der Regel versuchen, sich in den ersten Monaten zu zeigen und energischer zu arbeiten.
• Zusätzliche Motivation. Der ständige Ausbau des Personals bedeutet die Möglichkeit des Wachstums, denn mit dem Zuzug neuer Leute werden auch Führungskräfte benötigt, die zu erfahrenen Spezialisten werden.

Anleitungen zum Aufbau eines Vertriebsteams von Grund auf sprechen selten von Skalierung, obwohl es der Prozess ist, der den Menschen hilft, zu wachsen. Bauen Sie die Betriebswirtschaft auf, damit sie ständig wachsen kann.

Schritt 8. Erstellen Sie ein Lernsystem

Beim Aufbau einer Vertriebsabteilung ist es wichtig, nicht nur die Analytik und das gesamte Organisationssystem zu berücksichtigen, sondern auch eine kontinuierliche Schulung zu etablieren. Entwickeln Sie Noten für Mitarbeiter – es ist wichtig, dass die Leute sehen, welche Kenntnisse sie haben müssen, um befördert zu werden.

Nach den verfügbaren Daten, es dauert 10 Monate um einen erfolgreichen Vertriebsleiter vollständig auszubilden.

Stellen Sie Zugang zu Schulungsmaterialien bereit, führen Sie Schulungen durch und laden Sie Experten zu Seminaren ein. Motivieren Sie Mitarbeiter zur Teilnahme an Fachkonferenzen. All dies zusammen wird der Abteilung helfen, sich weiterzuentwickeln:

• Die Mitarbeiter werden sich stabil fühlen, weil das Unternehmen in ihre Entwicklung investiert.
• Die Effizienz der Mitarbeiter wächst mit den Fähigkeiten.
• Wenn Fachleute in persönlichen Gesprächen mit Freunden und öffentlichen Reden positiv über die Organisation sprechen, wächst die Markentreue und es entsteht ein PR-Effekt.

Schritt 9. Erstellen Sie Checklisten, um die Wirksamkeit zu testen

Sorgen Sie neben der Mitarbeitermotivation für Mitarbeiterkontrolle. Entwickeln Sie basierend auf CRM-Analysen und einem Vertriebsplan Checklisten für Linienmitarbeiter und Manager.

Für Manager kann dies die Anzahl der Leads, Anrufe, Erinnerungen und abgehaltenen Besprechungen sein. Für Manager – die Anzahl der Inspektionen, der Gesamtumsatz der Abteilung, die Personalfluktuation und das Wachstum der Mitarbeiter nach Kompetenzstufen.

Es gibt keine universellen Checklisten – bilden Sie sie und konzentrieren Sie sich auf Maßnahmen, die für die Effektivität Ihres Unternehmens wichtig sind.

Skalieren Sie die Abteilung weiter

Sobald Ihr Vertriebsteam eingerichtet ist und läuft, entwickeln Sie es weiter. Die Struktur des Unternehmens muss nicht nur ein Team sein – schaffen Sie mehrere parallele Abteilungen. Unterteilen Sie sie nach Arten von Unternehmensprodukten oder schaffen Sie sogar eine Wettbewerbsatmosphäre. Experimentieren Sie mit dem System, analysieren Sie Indikatoren und passen Sie den Plan an.

Ein effektiver Außendienst ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Durch die rechtzeitige Digitalisierung wird nicht nur der Vertrieb, sondern Ihr gesamtes Geschäft auf ein neues Level gehoben. Kontaktieren Sie uns für eine Beratung, und wir sagen Ihnen auf jeden Fall, welche digitalen Lösungen Ihnen helfen, die Arbeit Ihres Vertriebsteams zu optimieren.

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